Tergelak besaq aku bila dalam tengah dok kalam kabut buat kerja seorang kakak sepejabat dengan aku (Kak Zalida nama dya).berkata, "Anim, gaji halal sungguh aa, kita hari ni nohh.." aku pada mula macam agak lampi3 jugak la. (Lambat + Pick Up = Lampi) at last, aku berjaya tangkap apa yang dya cuba sampaikan.
Mungkin ada yang tak paham. Ya la. Kerja halal. Of koz la dapat gaji halal an.. tp maksud kak tu sebenaqnya, gaji yang bebaloi la. This is because b4 dis bukanla kata gaji haram but, we all kerja sambil berfoya3 aa. Which means, banyak sembang3, direct selling, program makan3 dan sebagainya. Tetapi pada hari Jumaat bersamaan 20 Mei 2011, aku bersama 2orang kakak yang sebilik dengan aku (Sorang lagi kak Shila, kak aku) sesungguhnya memang tak menang tangan. Mana taknya, Unit aku iaitu Unit Kawalan Penyakit Tidak Berjangkit akan mengadakan sebuah kursus mengenai Pengendalian Hipertensi.
Seriously, daripada pagi sampai petang, sampai balik lah senang kata, tak abeh3 lagi menyiapkan segala-gala persiapan yang perlu dibuat. Actually, b4 this bukannya tak boleh buat. Tp, bila nak buat mesti ada yang tak complete. Namun akhirnya, Alhamdulillah...selesai sedikit sebanyak even sijil untuk penceramah ja belum ditandatangan oleh Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri.
So, memandangkan blog aku ni juz want to mention about Stenography,(padahai tak jadi setiausaha lgi pun) aku nak share mengenai tugas pelaksanaan yang perlu kita buat untuk menguruskan sesuatu majlis. Base on my exprience, macam skrang ni, aku banyak handle program ceramah dan kursus. (Jangan pembantu tadbir tak buat kerja-kerja setiausaha tau.)
Dan semestinya setiap program dan kursus yang bakal dilaksanakan tu dah dirancangkan sebelum ni di dalam mesyuarat selepas mencapai kata sepakat antara para ahli mesyuarat terlibat. Sekurangnya tak lah program or kursus tu jadi SS lak an. (SS=syok sendiri)
Antara yang diperlukan:
1) Terlebih dahulu buat surat jemputan penceramah. Kita inform dya, mengenai Kursus/Program apa yang kita nak buat....dan yang paling penting agenda. Bila, Di mana, Jam serta nak lebih detail buat roughly aturcara majlis. Senang si bakal penceramah tu nak rujuk.
2) Selepas tu, buat surat jemputan peserta. Peserta kursus selalunya akan hadir apa bila dijemput ja. Lainlah macam dalam program ceramah. Datanglah bawak satu kampong pun tak pa. Dalam surat jemputan tu, basically jangan lupa tulis sila buat maklumbalas. Sebab senang kita nak tau dorang ni bakal hadir or tak. Dan senang kita nak bajet dalam apa-apa hal.
3) Surat pelepasan. Surat pelepasan ni plak akan dibuat bila kita dah dapat persetujuan daripada pihak yang kita jemput tu lah. Tujuannya, surat pelepasan ni boleh menjadi bukti kepada mereka untuk menghadiri ke program atau kursus berkenaan. Apatah lagi event tu diadakan di luar pejabat. Ingat senang orang nak percaya? ntah ke tak pe event last p shooping or balik rumah dan tidoq.
4) Senarai Kehadiran. Ia sangatlah diperlukan bagi mengambil kehadiran. Kelebihannya, ia lebih mudah untuk mengetahui jumlah peserta serta base of kehadiranlah yang baru kita boleh create sijil.
5) Jangan lupa. Buat jugak buku program. Teringat masa belajar kat poli buat buku program. Konon3 macam nak pecah kepala ja buat. Mujurlah buat dalam geng. Dok bayang buku program ni macam buku yang tebal3 lah sangat. Rupa-rupanya... its depends. made by kertas. sehelai pun dipanggil buku jugak. Buku Program must be contain, tajuk program, masa, tempat, anjuran, then kat dalam crita sikit sebanyak objektif program. Lepas tu buat aturcara yang da diaturkan. Lastly special thanks to who. Wahh! mudah ja kan. Pastu pandai3 la create design bagi menarik..at least peserta tengok pun macam sayang ja nak buang. ahaha.
6) Penghargaan perlu lah bagi kan untuk para peserta dan penceramah. So, sediakan sijil penghargaan dan sijil penyertaan. Pengalaman buat sijil adalah pengalaman kedua buat aku. Pertama masa aku buat latihan industri kat Majlis Perbandaran Pulau Pinang. Kedua tempat kerja aku sekarang nih. Sangat syOk. Apatah lagi mengaplikasikan apa yang kita blajar masa kat politeknik. Tak sia3.
7) Pastikan peralatan yang hendak diberikan kepada peserta dan penceramah adalah lengkap. Antaranya
- Cenderahati kepada penceramah (penting)
- Buku Program (penting)
- Pen
- Fail
- Brosur/Pemplet/Risalah3/...
- Kertas-kertas
Oklah. tu ja.
Seronok sangat apa yang kita blajar dapat diaplikasikan. Semua ni aku timba ilmu yang diberikan oleh Cik Norharlinda, lecturer Note Taking aku. Memang kami banyak kena buat document pun. Thanks a lot!! kalau berkesempatan aku tunjuk surat tu bagaimanakah bentuknya.
Salam.
p/s : nak seribu daya, taknak seribu dalih. Usaha tangga Kejayaan.
